développement personnel

10 astuces gain de temps professionnel

10 astuces gain de temps professionnel

Cette fois, j’ai voulu vous apporter des clés, des astuces gain de temps, mais au travail. Je dois vous dire que depuis le temps que je travaille à mon compte, j’ai réussi à optimiser de nombreuses activités… Il m’a fallu du temps pour réussir à m’organiser ainsi, alors, pour vous permettre de gagner du temps, je souhaitais vous partager mes astuces!

Être monotâche 

Selon les spécialistes, l’homme ne serait pas fait pour être multitâches. Il est vrai que certaines personnes semblent pouvoir tout faire plus rapidement que les autres -c’est sûrement vrai pour certaines- mais toutes leurs tâches sont-elles toutes réalisées avec qualité?

Une personne multitâche peut très vite se transformer en personne éparpillée : la ligne entre les deux est très fine.

Il est prouvé scientifiquement que notre travail sera de meilleure qualité si l’on concentre notre attention et nos ressources sur une tâche à la fois. Cela permet d’avoir une vision d’ensemble de la situation et d’obtenir de meilleurs résultats.

10 astuces gain de temps professionnel

Optimiser votre temps :

J’en ai déjà parlé dans le cadre du miracle morning et du développement de la créativité, il s’agit de tirer profit des moments et activité qui demande peu, voire pas de concentration pour optimiser votre temps.

Exemple que je pratique :

  • Écouter un livre audio en courant,
  • Utilisez le temps passer en salle d’attente pour méditer ou pour écrire un article,
  • Quelques déplacements à vélo,
  • Regarder un documentaire ou une vidéo tedX ou autres conférences en repassant…

Autre exemple :

  • Répondre à ses mails dans les transports collectifs du type bus, train tram…

Optimiser son temps est différent d’être multitâche car lorsqu’on optimise son temps, cela veut dire qu’on utilise notre temps aux activités qui produisent le plus de résultats.

La recette 80/20

Il s’agit de la loi de Pareto.

Cette formule suggère que souvent 80 % de nos efforts réalisés ne produisent que 20 % de résultat.

Exemple : 80 % de temps passé sur l’étude d’un client casse-pieds qui ne générera que 20 % de nos ressources.

Ce principe voudrais que cette tendance s’inverse totalement, c’est-à-dire, que 80 % de nos résultats découlent de 20 % de notre travail.

Il s’agit ici de prioriser le travail le plus essentiel en prenant en compte l’intérêt final de l’activité.

Prioriser

La plupart du temps, nous avons déjà cette tendance, puisque nous priorisons en fonction de nos goûts et dégoûts.

Quand vous vous sentez dépassé, vous n’avez pas d’autres solutions que de faire une chose à la fois en commençant par le plus urgent.

Prévoir longtemps à l’avance.

“Sans plan, vous prévoyez un échec !”

La spontanéité a parfois sa place, mais dans le travail, il me semble que la planification est la base de la réussite.

Si vous n’êtes pas capable de vous projeter plus loin que le lendemain, eh bien, planifiez cette journée du lendemain, ce sera déjà ça!

Dans mon cas, j’ai bien évidemment un calendrier éditorial pour chacun de mes blogs. Et je mets en place une stratégie de communication pour mes ateliers couture grâce à un rétroplanning.

Éliminer les papiers

Je l’aime bien celui-ci car il s’accommode bien à la démarche zéro déchet que je prône depuis mon déclic numéro trois (CF vidéo ici).

Dans le cadre du travail, la principale possibilité est de privilégier la numérisation des documents, la communication par mail avec pièce jointe scannée.

Cela implique de créer des dossiers dans votre ordinateur plutôt que dans la vie réelle.

Du coup, en minimisant la quantité de papier utilisé, vous réduirez le désordre sur votre bureau et dans vos classeurs, qui peut-être même, disparaîtront .

Dans mon cas, j’utilise une application Smartphone qui s’appelle camscanner que j’ai d’ailleurs téléchargée suite à la lecture du livre zéro déchet car l’auteur en parle dedans.

Je scanne tous les documents importants et les range dans mon ordinateur.

Créer un système de classement

Pensez à tout classer. Je vous renvoie d’ailleurs à la méthode ZTD dont je parle dans cet article ici. Pensez à la numérisation, investissez dans un disque dur dédié et téléchargez une application sur votre Smartphone. Ensuite, réutilisez les documents qui ne seront plus utiles, en brouillon, sauf s’ils sont très personnels, auquel cas, détruisez-les.

Certaines administrations obligent à conserver les originaux, ce doivent être les seuls documents papier qu’il vous reste.

Utiliser les modèles existants

Il existe de nombreux modèles pour quasiment tout, alors utilisez-les !

Exemple typique: les modèles pour calculer notre budget. En effet, plutôt que de concevoir le vôtre de A à Z, vous n’aurez qu’à vous familiariser avec un déjà tout fait.

Le net regorge de fiches modèles et de fiches conseils, servez vous en, ce sera du temps de gagner pour augmenter votre productivité. Et bien entendu, n’hésitez pas à consulter les miennes avant tout.

Entourez-vous de gens productifs

J’en ai déjà parlé dans cet article ici, nous ressemblons aux 5 personnes que nous fréquentons le plus.

Si vous avez décidé d’être plus productif, vous allez devoir analyser cela. En effet, si votre groupe des cinq personnes qui vous sont les plus proches, ne sont pas dans une démarche de productivité et d’efficacité, il ralentit largement votre progression.

Dans mon cas, mes proches m’ont toujours permis d’avancer, je n’ai jamais eu besoin de faire le tri. Mais quand je parle du tri, c’est un peu fort, il peut juste s’agir de prendre quelques distances le temps de vous recentrer.

Créer un fichier à idées

C’est une bonne idée, n’est-ce pas ?

Un fichier à idées peut être un fichier ordinateur, une page du bullet journal (Bullet journal article ici) ou un autre outil dans lequel vous consignez toutes les idées qui vous passent par la tête.

Dans mon cas, j’utilise l’application Notes de mon téléphone, c’est simple et pratique et comme c’est l’outil que j’ai près de moi le plus souvent…

Par ailleurs, j’utilise Trello pour les prises de notes plus organisées et je viens de mettre en place une boîte à idées partagée entre blogueuses. Nous commençons à nous l’approprier, et c’est vraiment très pratique!!

Voilà, pour ce qui est de mes 10 astuces pour gagner du temps au boulot!!

Dites-moi ce que vous en pensez, et si vous avez mis des choses en pratique, n’hésitez pas à me faire des commentaires.

Et surtout, suivez-moi sur les réseaux Pinterest et Instagram qui sont mes réseaux favoris.


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