Défi magique, Organisation

Mon défi #3: La méthode Zen To Done

Rappel de mon défi:

Mon tableau de visualisation: un an pour tout réaliser

juanjar / Pixabay

Principe de la méthode “ZEN TO DONE”

La méthode “ZEN TO DONE” de Léo Babauta est une méthode de productivité que j’ai découverte sur ce site maman s’organise.

Elle est inspirée de la méthode “Getting Thing Done” de David Allen.

Cette méthode correspond à 10 nouvelles habitudes. 

La première habitude: collecter ou oublier d’oublier

Le cerveau n’est pas fait pour stocker l’information. Il ne peut pas retenir les taches à faire, les projets en cours, les infos à conserver, les réponses à donner, les attentes des partenaires et autres broutilles!

Il faut alors déléguer à un système de note. Dès qu’on pense à quelque chose à faire, il faut le noter. Dans ce cas, on peut utiliser un carnet ou un logiciel de prise de notes.

Le tout, c’est de noter tout, tout de suite !

De plus, il ne faut:

  • Qu’une seule boîte de réception matérielle 
  • Qu’une seule boîte mail
  • Qu’un seul carnet de notes.

Deuxième habitude: Traiter

Prendre une décision pour chaque note à savoir :

  • Supprimer
  • Déléguer
  • Classer
  • Planifier / exécuter
  • À faire, si cette tâche prend moins de deux minutes.

Troisième habitude: Planifier « les grosses pierres »

 Connaissez-vous l’histoire du bocal que l’on remplit par des grosses pierres, puis des plus petites, puis des cailloux, puis enfin du sable… Représentez-vous chaque élément cité comme une tâche à accomplir, de mal plus grosse à la plus petite… Notre agenda doit se remplir de la même manière que ce bocal, les plus grosses tâches en premier.

Chaque semaine, lister les grosses pierres à accomplir la semaine suivante, les grosses pierres sont immuables. Ensuite ne placer que 3 tâches importantes par jour. Laissez les tâches moins importantes quand il vous reste du temps.

Quatrième habitude: Agir une tache à la fois

Arrêter d’être multi-tâches :

Quatre conseils pour dire stop :

  • Fermer la boîte mail téléphone Internet
  • Se débarrasser de l’encombrement sur le bureau
  • Utiliser une minuterie car cela impose le respect de la tache
  • Si je suis dérangé, écrire la demande sur les notes et revenir sur la tâche.

Cinquième habitude: Système de confiance : rester simple

  • Liste simple
  • Vérifier la liste quotidiennement: grosses pierres, taches plus importante, et les détails
  • Se focaliser sur ce qu’on a à faire.
  • Arrêter d’essayer de nouveaux outils.
  • Avoir un système de collecte unique: la boîte de réception.

Sixième habitude: s’organiser chaque chose à sa place.

“Une place pour chaque chose et chaque chose à sa place »

  • 1/ Poubelle
  • 2/ Ranger immédiatement
  • 3/ Systèmes simples de classement simple
  • 4/ Créer des dossiers
  • 5/ Nommer les dossiers (il ne faut pas avoir de dossier nommé divers car il n’a que pour vocation la procrastination).

Septième habitude: Réviser : garder votre système fonctionnel

Chaque semaine, 30 minutes pour une revue hebdomadaire diviser de la façon suivante:

  • But à long terme du devis but annuel but hebdo = 5 minutes
  • Réviser mes notes. Liste de tâches inachevées et classement = 5 minutes
  • Revoir le calendrier. Voir les tâches à reporter de la semaine écoulée et avenir = 5 minutes
  • Réviser mes listes. Liste de suivi, liste un jour/peut-être, liste de projets et faire des mises à jour = 10 minutes
  • Planifier mes grosses pierres. Priorité de la semaine. = 5 minutes

Huitième habitude: Simplifier, réduire à l’essentiel.

4 pistes:

  • But et tâches : sur 50 choses à faire sur votre liste, vous devrez la réduire à 25 actions à faire (pour cela se référer à l’habitude 2): maxi trois tâches importantes + une grosse pierre.
  • Engagement : apprendre à dire non. Choisir avec précision ce qui nous tiendra, les lister et revenir dessus en se demandant quoi supprimer.
  • Internet : inutile de vérifier 50 fois sa boîte mails! 2 fois/jours, c’est très bien. Stop aux messages instantanés pendant le travail.
  • Source d’information : diète médiatique : journaux, news…  Ne chercher que les sources qui nous permettent d’avancer lecture +++

Neuvième habitude: Installer des routines

C’est-à-dire une habitude prise de faire quelque chose toujours de la même manière.

La routine matinale:

  • C’est-à-dire mon MM 
  • Examiner l’agenda les listes
  • Mettre en place les Tâches les plus Importantes
  • Faire du sport
  • Première Tâche la plus Importante
  • Consulter la boîte mail et réception

La routine du soir

  • Passer en revue la journée
  • Écrire dans un journal de création d’entreprise
  • Préparer le lendemain
  • boîte de réception

Dixième “habitude”: trouver sa passion

Six étapes

  • Qu’est-ce que j’aime déjà faire ?
  • Quelles sont mes sujets de lecture ?
  • Brainstormer (faire sortir toutes les choses qu’on aime)
  • Demander autour de moi leurs passions (cela donne des idées et demander aussi d’après eux quelles sont vos passions)
  • Tester de nouvelles activités 
  • Ne jamais cesser d’essayer : pratiquer rend passionné.

Quel est mon objectif?

L’objectif de ce thème est la mise en pratique de cette méthode.

La raison de ce choix

Prendre en compte cette méthode pour gérer encore mieux mon organisation professionnelle, et par extension, mon organisation personnelle. J’ai pris de bonnes bases déjà avec mes outils (Bullet Journal, Trackers… Je vous expliquerai ce qu’est le “bullet journal” dés que j’aurai fini de vous parler des différents thèmes de mon défi de fou.), mais, cette méthode me permettra simplement de compléter tout cela.

Mon Miracle Morning, mon Bullet Journal, et la méthode ZEN TO DONE vont formidablement ensemble.. 😉

Comment y parvenir ? (Être précis, spécifique et positif)

J’y parviendrai en appliquant cette méthode, c’est-à-dire, en mettant en place les 10 habitudes citées ci-dessus

Définition des preuves de résultat et des moyens de contrôle

Je m’y prendrai de la même manière que pour l’application du Miracle Morning. Ce qui veut dire que je mettrai en place un tracker de routine mensuel ou hebdomadaire dans mon “bullet journal”. Je n’aurai qu’à cocher ce qui est fait!

Date de départ

Je commencerai dés le 1er octobre, date de début de mon défi de fou.

Estimation du temps de réalisation

Je me donne 60 jours pour mettre en place et parfaire cette habitude. Donc rdv le 1er décembre 2017 (jour de ma fête: Ste Florence), pour le verdict…

Quelles sont mes ressources ? (Temps, éducation, personnalités, finance, amis, entourage…)

Mes ressources seront comme les fois précédentes, c’est à dire liées à mes forces personnelles, dont l’article est ici.

Qui dois-je devenir ? (Dois-je me former, avoir une discipline particulière, gérer mon temps différemment…)

Je dois devenir une working girl dont le planning est géré au cordo (dédicace à mon photographe préféré: Pics Ô Cordo). Il me faudra pas mal de discipline!!! Aïe!!

Pourquoi n’y suis-je pas déjà ? (Ai-je des croyances limitantes ?)

Je n’y suis pas encore, parce que ça s’étudie, ça se digère… et devenir, tout à coup, routinière alors qu’il n’en était rien auparavant, c’est un gros changement!!!

Pour tout vous dire, j’ai eu du mal à l’envisager…

Ma croyance limitante: Les routines, c’est pas pour moi!!

Plan détaillé de la manière d’atteindre l’objectif (petit pas par petit pas)

Dans l’ordre des choses, je vais devoir réfléchir à ces fameuses routines, déterminer mes grosses pierres, mes taches les plus importantes, et les broutilles…

Ai-je un modèle, un mentor dans le domaine de mon objectif ? Quels seraient ses conseils ?

Eh bien, je l’ai citée en tout début d’article, c’est Judith du blog maman s’organise

Elle tient un blog qui cartonne et qui parle d’un thème qui me passionne, et qui m’aide!!

Voilà pour le troisième thème de ce défi de fou

Je suis passée très vite sur la méthode Zen To Done, si vous avez besoin de plus d’information, si vous vous questionnez sur ce type de méthode, notez-moi tout ça dans les commentaires. Et surtout, n’oubliez as de m’envoyer vos encouragements, j’en aurai vraiment besoin…

À demain, pour le quatrième thème de mon défi de fou!!!!

Des bisous doux

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